Élaboration ou actualisation et mise en œuvre du projet institutionnel
- Définir les objectifs de qualité à atteindre pour les services rendus aux personnes protégées, en liaison avec le conseil d'administration et l'équipe d'encadrants et de délégués à la tutelle.
- Élaborer le projet institutionnel à partir de ces objectifs.
- Piloter sa mise en œuvre.
- Faire évoluer le projet institutionnel en fonction des besoins des usagers, des évolutions réglementaires et des diversifications éventuelles (par exemple élargissement de la mission tutélaire initiale à d'autres prestations comme les sauvegardes de justice, les mandats spéciaux, le conseil aux familles...).
Gestion financière et comptable
- Préparer le budget de l'association.
- Participer aux négociations budgétaires avec les autorités de tarification (DDASS).
- Suivre l'exécution du budget et en assurer le contrôle.
- Superviser le traitement des données d'activité et la facturation.
Gestion du personnel et des relations sociales
- Identifier les besoins en matière de compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet institutionnel.
- Définir le profil des postes des chefs de service ou encadrants et participer à la définition du profil des postes des autres salariés.
- Recruter les salariés.
- Établir le plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre.
- Réaliser l'évaluation annuelle du personnel.
- Organiser et animer le dialogue social (délégués du personnel, représentants syndicaux).
- Préparer et participer aux réunions des instances paritaires (selon la taille de la structure).
Animation d'équipe
- Animer et coordonner une équipe pluridisciplinaire : délégués à la tutelle de formations diverses (éducateurs spécialisés, conseillers en économie sociale et familiale, assistants sociaux, TISF [techniciens de l'action sociale et familiale]), rédacteurs, secrétaires, personnel de comptabilité, agents d'accueil, juristes, psychologues, le cas échéant notaires, avocats, voire bénévoles...
- Former, conseiller et assister les délégués à la tutelle.
- Organiser régulièrement des réunions de travail entre professionnels.
- Animer le comité de direction.
- Apporter un soutien aux personnels en prise directe avec les personnes protégées en cas de difficultés relationnelles ou de conflit.
Élaboration de procédures de gestion et d'outils de contrôle de l'activité tutélaire
- Mettre en place les moyens d'individualisation des ressources financières des personnes majeures protégées (par exemple pour les comptes bancaires).
- Élaborer et mettre en place des moyens de contrôle d'activité concernant par exemple les inventaires patrimoniaux et financiers, les requêtes, les exécutions d'ordonnances, la gestion des comptes individuels...
- Contribuer à la mise en place des outils informatiques spécifiques d'une activité de tutelle.
Contrôle et coordination de l'activité de tutelle
- Se porter garant de la transparence financière vis-à-vis de la personne protégée et des autorités de tutelle.
- Veiller au respect de principes éthiques à l'égard de la personne protégée dans le cadre de l'exercice de la mission tutélaire : respect de ses convictions (politiques, religieuses...), de sa vie privée, de ses aspirations...
- Veiller à ce que les délégués à la tutelle élaborent un projet individuel pour chaque personne protégée, puis l'adaptent ou le modifient en fonction des évolutions de la personne.
Participation aux instances décisionnelles
- Réaliser le rapport d'activité du service et le présenter au conseil d'administration.
- Préparer les dossiers à soumettre aux différentes commissions mises en place au sein de l'association (par exemple : commissions de financement, patrimoniale, informatique, sociale, éthique...).
- Participer activement à ces commissions.
Animation des relations avec les partenaires
La mission tutélaire implique une collaboration étroite avec un certain nombre d'institutions, de partenaires du quotidien des personnes protégées et d'associations d'aide aux personnes handicapées (UNAFAM [Union nationale des amis et familles des malades psychiques], ADAPEI...) ou âgées.Dans ce cadre, il s'agit pour le directeur de :
- contribuer à la mise en place d'un partenariat satisfaisant et actif avec les acteurs incontournables de l'activité tutélaire, en liaison avec l'équipe des encadrants et des délégués à la tutelle : justice, CPAM, CAF, DDASS, caisses de retraite, organismes sociaux, conseil général, Maison du handicap (ex-COTOREP), familles d'accueil et familles des personnes sous tutelle...
- restituer le rapport annuel d'activité aux juges des tutelles.
- représenter l'établissement par délégation de l'association auprès des partenaires institutionnels et associatifs.
- veiller à la qualité des relations des délégués à la tutelle avec les partenaires de proximité (variables selon les situations des personnes protégées) : établissements sanitaires (services psychiatriques publics et privés notamment) et médico-sociaux (comme les EHPAD), offices HLM, établissements bancaires et financiers, services de police, services municipaux, organismes de loisirs...
Activités éventuelles
- Effectuer une veille réglementaire et juridique dans le champ de la protection des personnes.
- Élaborer un règlement intérieur.
- Diversifier l'activité vers d'autres prestations, en fonction des orientations définies par les dirigeants de l'association gestionnaire.
- Participer au développement de la politique familiale et sociale de l'association gestionnaire au niveau départemental, voire régional.
Variabilité des activités
L'envergure du poste du directeur varie selon les prestations assurées par l'organisme.
À titre d'exemple, au-delà des deux fonctions les plus courantes (la tutelle aux majeurs protégés et/ou la tutelle aux prestations sociales), les responsabilités du directeur peuvent recouvrir un service de sauvegarde de justice et de mandats spéciaux ou une fonction d'écoute, d'information et de conseil aux familles qui souhaitent devenir tuteur légal d'un parent ou le sont déjà. L'association peut aussi être mandataire judiciaire dans le cadre d'une procédure de rétablissement personnel.
Le responsable d'un service de tutelle peut exercer à mi-temps la fonction de chef de service de tutelle et à mi-temps celle de délégué à la tutelle.
