Cadres

Le responsable administration du personnel s'occupe au quotidien de toute la gestion administrative relative aux salariés de l'entreprise.

Autres intitulés

• chef du personnel
• directeur du personnel

Veille sur le développement de l'entreprise et de son environnement

• Exercer une veille sur l'ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel.
• Dialoguer en permanence avec les salariés et les partenaires sociaux pour répondre à leurs questions et centraliser leurs besoins.
• Nouer un dialogue privilégié avec les mutuelles, caisses de retraite et de prévoyance..., pour se tenir informé des avantages dont peuvent ou pourraient bénéficier les salariés.
• Se tenir à l'écoute des grandes mutations internes de l'entreprise : fusions, conjoncture économique, vente d'une activité...

Coordination de la gestion administrative du personnel

• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : cotisations sociales, rédaction des contrats de travail...
• Superviser une équipe administrative et/ou de spécialistes paie.
• Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié.
• Veiller au respect du code du travail et du règlement intérieur de l'entreprise (respect des horaires, tenue vestimentaire...).
• Suivre les plannings (absentéisme et présentéisme) pour chaque salarié.

Reporting RH

• Élaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel : absentéisme, rémunérations, congés, accidents du travail...
• Analyser les données recueillies.
• Faire remonter les données sociales au niveau du siège ou du comité de direction de l'entreprise.
• Calculer les charges sociales et établir le bilan social de l'entreprise.

Les activités éventuelles

• Le responsable administration du personnel peut avoir un périmètre d'action très large au sein d'une entreprise. Son positionnement transversal peut l'amener à prendre en charge les services généraux et toutes les problématiques liées à l'ergonomie, l'hygiène et la sécurité...
• Par ailleurs, l'animation du dialogue avec les syndicats peut lui être directement rattachée, ainsi que la dimension négociation.
• Enfin, le recrutement d'un certain type de profils peut être placé sous sa responsabilité directe. Il s'agit le plus souvent des intérimaires, voire des populations peu qualifiées (BEP, CAP...).

La variabilité des activités

Selon la taille et l'organisation de l'entreprise, on peut distinguer plusieurs variantes de poste autour de cette fonction.

• Sur les sites de production ou au sein d'une PME, la fonction stratégique RH n'est souvent pas représentée par un DRH ou RRH. Le responsable administration du personnel - alors appelé directeur du personnel - est le véritable coordinateur de toutes les problématiques ressources humaines inhérentes au site : relations sociales, paie, gestion des effectifs, recrutement... Il est en quelque sorte un " petit DRH " très administratif exerçant sur un périmètre plus restreint en termes d'effectifs. Il s'appuie généralement sur des équipes administratives qui l'épaulent dans la gestion quotidienne du personnel.

• Au sein des filiales, la fonction stratégie RH est souvent représentée par un RRH, voire un DRH. Dans ce cas, on trouve une organisation bipolaire, puisque le responsable de l'administration du personnel va coordonner l'ensemble des équipes en charge de la paie, des congés, de l'absentéisme..., tandis que son homologue orienté stratégie RH va piloter le recrutement, la formation et les relations avec les partenaires sociaux.

• Au niveau du siège, le responsable administration du personnel peut piloter des équipes très importantes en charge de la gestion quotidienne d'effectifs colossaux. Son rôle se concentre alors davantage sur le suivi des différents indicateurs qui lui parviennent, ainsi que sur le lien avec le comité de direction de l'entreprise et l'évolution du système d'information RH dont il est l'un des premiers utilisateurs.

• Jeune cadre : entre 25 et 30 k€
• Cadre confirmé : entre 30 et 50 k€

Des compétences techniques. Le responsable administration du personnel possède de bonnes connaissances des systèmes informatiques RH des entreprises, outils incontournables pour la gestion de la paie et le suivi administratif des salariés et maîtrise les outils bureautiques courants. Il développe une expertise très précise des obligations légales entourant la gestion du personnel grâce à ses compétences juridiques et sa bonne connaissance de l'organisation de l'entreprise.

Des qualités personnelles. Organisé et fiable, le responsable administration mène de front de nombreux dossiers, parfois sur des problématiques très éloignées les unes des autres : la moindre erreur de gestion a un impact direct sur la vie des salariés et fait très rapidement " le tour de l'entreprise ". Il dispose d'un goût certain pour les chiffres et le travail administratif. La dimension statistique est omniprésente dans la fonction et le poste est souvent sédentaire avec d'importants volumes de documents à traiter. Disponible, développant un sens du service sûr, il est en permanence sollicité par les salariés ou les syndicats pour répondre à des questions sur l'état d'avancement d'un dossier, un précision juridique.

Les diplômes requis

• Maîtrise et 3es cycles juridiques.
• Formations bac + 4 spécialisées en ressources humaines : maîtrise RH, IGS...
• Formations bac + 2 spécialisées en administration du personnel : DUT GEA option personnel...
• Maîtrise et 3es cycles orientés gestion : sciences de gestion, économie, comptabilité.
• 3es cycles spécialisés en gestion des ressources humaines.

La durée d'expérience requise

• Ce poste s'adresse généralement à des jeunes cadres ou à des cadres confirmés. Un minimum de trois ans d'expérience professionnelle paraît incontournable pour y accéder.

Les postes précédents

• Responsable paie
• Juriste droit social

• Toute entreprise ou groupe suffisamment dimensionné, en pratique le plus souvent des structures dont l'effectif dépasse mille salariés.

• Directeur des ressources humaines
• Responsable des ressources humaines
• Directeur administratif et financier
• Directeur de site
• Directeur général

• Direction du contrôle de gestion
• Direction administrative et financière
• Responsable paie

• Responsable des ressources humaines
• Responsable formation
• Responsable développement RH
• Directeur des ressources humaines