Organisation et coordination de l'activité et des moyens d'un ou de plusieurs services administratifs
- Déterminer et suivre les objectifs de son secteur d'activité en fonction du projet d'établissement, le cas échéant sous forme d'un projet de service ou de direction.
- Répartir les ressources et les moyens (humains, techniques, matériels...) dans l'unité ou dans les cellules administratives, pour un hôpital.
- Définir des procédures et des protocoles administratifs, de suivi financier et comptable en application de la réglementation administrative et comptable des tutelles (ministère de la Santé, Caisses d'assurance maladie, ARH, conseils généraux, etc.) et veiller à ce qu'ils soient appliqués dans les services ou les établissements.
- Participer aux comités de direction et à la définition des objectifs stratégiques du groupe, de l'association ou de l'établissement.
Gestion comptable et fiscale, gestion de trésorerie
- Assumer ou superviser la gestion comptable et fiscale ainsi que la comptabilité analytique avec application des nouvelles règles de la T2A (tarification à l'activité) et de l'intégration du programme de médicalisation des systèmes d'information (PMSI) dans la gestion des établissements sanitaires.
- Contrôler les conventions et les engagements.
- Superviser la trésorerie et les relations avec les banques.
- Préparer et coordonner les demandes de subvention, vérifier les versements.
- Conseiller les chefs de service ou les directeurs d'établissement en matière de comptabilité, de finances, de fiscalité, de subventions...
- Veiller au respect des échéances des déclarations administratives et fiscales.
- Superviser les activités de sortie des rapports annuels et de leurs annexes comptables (bilan, comptes de résultats, annexes).
Gestion budgétaire et contrôle de gestion
- Préparer les budgets en conformité avec les orientations de la LOLF (loi organique relative aux lois de finances) ou avec celles des conseils généraux ou de l'assurance maladie (budgets répertoriés par missions avec indicateurs de résultat).Contrôler leur réalisation par activité, pôle ou service.
- Concevoir, mettre en place ou contrôler la mise en place des tableaux de bord et de suivi budgétaire, en conformité avec les nouvelles orientations par mission et par activité.
- Interpréter les écarts entre les produits de la facturation et les coûts des services.
- Rendre compte à la direction générale, au trésorier (ou au bureau, le cas échéant).
- Contrôler les échéances et les ratios financiers.
- Alerter la direction des dérives salariales (dans les hôpitaux publics), et des dépassements de budget et de dépenses (dans le secteur associatif).
- Fournir des documents de suivi budgétaire à l'ARH (concernant les établissements sanitaires du secteur public).
- Participer aux réunions des responsables de services (de pôles ou d'établissements) pour apporter un éclairage budgétaire (conseil, coordination, contrôle et suivi).
Gestion du personnel administratif
- Planifier l'activité des équipes administratives (accueil, admissions, gestion des dossiers clients ou patients, facturation, secrétariat médical, services administratifs généraux, etc.).
- Encadrer, gérer et manager les équipes administratives.
- Mesurer l'activité des équipes administratives et contrôler l'utilisation des moyens.
- Effectuer les entretiens d'évaluation des cadres et/ou des agents administratifs.
Relations extérieures
- Animer et superviser les relations avec les partenaires financiers : banques, organismes de prêts, caisses et mutuelles, organismes de recouvrement.
- Superviser les relations avec les organismes de contrôle (commissaires aux comptes, IGASS [Inspection générale des affaires sanitaires et sociales], Cour des comptes, etc.).
- Par délégation du directeur ou du directeur général, informer les organismes de contrôle de l'évolution de la situation financière et budgétaire (ARH, assurance maladie, Conseils généraux).
Variabilité des activités
Les activités du responsable administratif et financier varient essentiellement en fonction du type de structure (groupe, association gestionnaire, établissement...), de sa taille et du secteur (sanitaire, médico-social ou social conventionné, secteur non conventionné mais subventionné).
- Dans les établissements sanitaires de grande taille, les fonctions du responsable des services administratifs et du responsable du service financier peuvent être distinctes. Le responsable du service administratif est chargé de l'organisation des services administratifs et intervient très peu dans les procédures budgétaires, dont la mise en œuvre et le contrôle sont réservés au responsable du service financier.
- Dans les associations gestionnaires, les fédérations d'associations ou dans les groupes privés, les responsables administratifs et financiers n'ont pas de responsabilités opérationnelles. Ils exercent une fonction d'appui-conseil, de supervision ou de contrôle de gestion interne. Leur rôle stratégique auprès de la direction générale est souvent renforcé.
- Dans les associations gestionnaires ne regroupant qu'un faible nombre d'établissements ou au sein des services ou des établissements du secteur sanitaire, social et médico-social, le poste de responsable administratif requiert une plus grande polyvalence. Des fonctions comme la gestion des ressources humaines (la paie et la gestion administrative du personnel notamment), l'organisation et la coordination des services informatiques et généraux peuvent lui être confiées.
- Dans les associations faisant appel à la collecte de fonds privés pour le financement de leurs activités, le responsable assume également l'organisation des moyens de cette collecte (partenariats ou sous-traitance).
