Cadres

Assure la responsabilité de la maîtrise du cycle de vie des documents et des processus documentaires de l'organisme. Définit et met en oeuvre les stratégies et les procédures permettant à l'organisme de disposer à tout instant du document ou de la donnée dont il a besoin pour conduire ses activités et se protéger des risques juridiques et économiques (exigences légales et réglementaires, contentieux¿) Garantit la protection des documents et des données en fonction des exigences liées aux risques et au processus qualité.

Autres intitulés

• Archiviste/records manager,
• responsable de la documentation interne,
• archiviste d?entreprise,
• responsable d?archivage,
• gestionnaire de documents

Identification des exigences de gestion

• Analyse des activités, des situations de travail et de l?organisation des services de l'entreprise
• Réalisation d'une analyse des risques
• Définition des priorités en fonction des risques et de la politique qualité de l'entreprise
• Détermination des documents vitaux, critiques et confidentiels

Conception du système de records management

• Définition du cycle de vie des documents, des types de documents à conserver et de leur durée de conservation pour la garantie des droits et intérêts de l'entreprise
• Etablissement des durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires et des risques liés aux délais de prescription
• Détermination des supports de conservation, formats de fichiers...
• Détermination des métadonnées du document et du dossier électronique
• Participation au choix des solutions technologiques avec les responsables documentaires, informatiques et qualité

Mise en œuvre et maintenance du dispositif

• Définition et mise en oeuvre des processus documentaires; création, révision, validation, et archivage
• Définition des droits d'accès
• Administration de bases de documents
• Vérification de la qualité et de la fiabilité du contenu, de la cohérence avec le système d'information général de l'entreprise
• Formation et assistance des utilisateurs, sur place et à distance
• Mise en œuvre et actualisation des référentiels de gestion des documents dans le cadre des évolutions règlementaires et normatives

• Le développement de la gestion des risques et des contraintes législatives et règlementaires oblige les entreprises a mettre en place des dispositifs de gestion des documents de référence.
• Le numérique implique un travail en collaboration forte avec les informaticiens et le responsable de la sécurité informatique.

Compétences techniques

• Concevoir une politique d'archivage et de conservation adaptée aux exigences législatives et aux besoins de l'?organisme et de ses clients internes et externes
• Concevoir et proposer un système global intégré de management de l'information au sein d'une entreprise
• Analyser rapidement et globalement une organisation, participer à la conception et à la mise en oeuvre d'un système qualité
• Gérer, piloter et mener à bien un projet avec des notions de livrables, de qualité, coût et délais
• Appliquer et respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, notamment en matière de preuves, de disponibilité et d'accès à l'information
• Concevoir, spécifier et administrer un système de gestion de documents
• Choisir les formats de fichiers adaptés à l?archivage des documents de tous types et être familier avec les mesures de sécurité des données, en particulier les procédures de cryptographie
• Identifier et décrire le contenu d'une ressource documentaire pour en permettre, l'identification, la recherche et la restitution
• Capacité à initier et piloter le changement au sein d?un organisme

Outils

• Logiciels de GED et SAE
• Modèles et normes de traitement de l'information
• Logiciels bureautiques

Qualités personnelles

Ecoute et sens relationnel, adaptabilité et réactivité, rigueur et organisation, analyse et synthèse, autonomie, travail d'équipe.

• Formation universitaire + formation qualifiante en archivistique, en documentation ou en qualité : diplômes universitaires (licence, maîtrise, DESS, master, Ecole des Chartes)

Au niveau de l'équipe de direction, la fonction de records manager fait partie des fonctions d'organisation et de gestion de l'entreprise. Le recors manager travaille avec l'ensemble des directions et exerce une mission transverse à l'organisation. Il est en relation constante avec les informaticiens, les qualiticiens, les gestionnaires de risque et les responsables des archives patrimoniales.

• Métiers de l'information-documentation (administrateur de système d'information documentaire, knowledge manager)
• Métiers de la gestion des risques
• Métiers de la qualité

Fiche rédigée à l'origine par ADBS.