Cadres

Le documentaliste a pour mission de rechercher et de diffuser des informations pertinentes à l'aide de supports graphiques, sonores ou numériques et de construire l'architecture du système d'informations. Il aide les utilisateurs à préciser leurs demandes et il y répond.

Autres intitulés du poste :

• Documentaliste généraliste
• Documentaliste spécialisé
• Documentaliste de presse
• Chargé d'études documentaires

La gestion de l'information est devenue un tremplin pour la diffusion des savoirs et l'innovation dans les organisations. Le documentaliste intègre alors un double changement dans son métier : les innovations techniques et les nouvelles demandes de l'environnement économique.

Prendre en compte les besoins des utilisateurs lors de :

• la réalisation d'études, de dossiers sur commande ;
• l'information d'une équipe sur un domaine précis ;
• le développement de la GED (Gestion Électronique des Documents) auprès des utilisateurs ;
• la rédaction d'une documentation fonctionnelle.

Collecter et sélectionner les informations pour :

• répondre aux questions et recherches des utilisateurs (études économiques, chiffres financiers, etc.) ;
• constituer des dossiers, d'analyse ou de synthèse, à partir d'investigations sur Internet ou en interrogeant des banques de données ;
• identifier de nouvelles informations et de nouveaux développements technologiques ;
• se créer des réseaux d'information, (participation à des salons professionnels, séminaires, journées d'information, communautés de métier...).

Identifier et classer les documents pour :

• créer un fonds documentaire, dans le cadre d'une politique d'acquisition (ouvrages, périodiques, bases de données) en fonction d'une enveloppe budgétaire qui lui est allouée ;
• indexer et permettre une automatisation satisfaisante de l'accès aux documents ;
• faciliter le traitement et l'exploitation des informations ;
• alimenter les outils et les bases documentaires internes ;
• rendre les utilisateurs plus autonomes.

Valoriser et diffuser l'information :

• de manière sélective ;
• en apportant une formation à la recherche d'information ;
• en organisant la documentation dans le cadre de nouveaux outils ;
• en constituant des dossiers, revues de presse et notes de synthèse.

Les activités éventuelles

• Intervenir pour mettre à jour, organiser et hiérarchiser les informations quand une entreprise crée un site Internet.
• Optimiser le ou les dispositifs de veille.
• Éditer les produits ou les services qu'il a conçus.

Les nouvelles technologies de l'information et de la communication (Internet, Intranet, bases de données, etc.) ouvrent de nouvelles perspectives de recherche, de mémorisation et de restitution de l'information : la possibilité d'une diffusion plus rapide et d'une mémorisation plus grande de l'information. La mise en place de ces nouvelles médiations et leur organisation au sein des entreprises ont fait évoluer le métier de documentaliste.

Si la mémorisation et la diffusion des informations ont été automatisées, la recherche et la sélection des informations sont toujours effectuées par le documentaliste. Dans ce cadre, l'écoute des utilisateurs est importante pour pouvoir leur apporter (et/ou les guider vers) des informations intelligibles.

Les qualités

• Rigueur et organisation dans le traitement, l'indexation, l'archivage des informations.
• Aptitude à la communication, curiosité et pédagogie pour répondre à l'ensemble des demandes.
• Esprit d'analyse et de synthèse et aptitudes rédactionnelles pour restituer des documents de façon synthétique.
• Aisance avec l'outil informatique pour la gestion documentaire.
• Aptitude à la conduite de projets pour la réalisation d'enquêtes et la diffusion des informations.
• Goût du travail en équipe pour coordonner un projet d'archivage et l'approfondir.

Les connaissances bureautiques et informatiques

La pratique de l'informatique et des nouveaux outils de communication est indispensable, la gestion des documents nécessitant l'utilisation de logiciels spécifiques, de bases de données, d'outils de veille sur Internet...De même, la collecte des informations sur le Web et la transmission des documents demandés requièrent une certaine aisance dans le maniement des nouvelles technologies.

Les langues étrangères

La maîtrise de l'anglais est indispensable, celle d'une 2e langue étrangère est parfois demandée. Les connaissances linguistiques requises varient en fonction de la nature de la documentation traitée et de l'environnement international de l'entreprise. L'internationalisation de l'information sur Internet ne fera que renforcer l'utilisation de l'anglais.

Les diplômes

Il y a actuellement une explosion des formations, de Bac +2 à Bac +5, en "gestion de l'information", "conduite des changements", "intelligence organisationnelle" ou "traitement de l'information", dispensées dans différentes Universités en France.De nombreux postes sont pourvus par des diplômés Bac +5 de l'Institut National des Techniques de la Documentation (INTD), de l'Ecole des Bibliothécaires Documentalistes (EBD), du Conservatoire National des Arts et Métiers (CNAM), de l'École Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques (ENSSIB)... Par ailleurs, les demandes de jeunes diplômés qui ont suivi un double cursus (chimie, biologie, mécanique, informatique, électronique, universitaires ou ingénieurs, économistes et juristes ayant une expérience ou une spécialisation de 3e cycle dans la gestion de l'information en entreprise) se développent, notamment dans certains centres de documentations spécialisés. Il faut noter un nombre important de professionnels possédant un DUT de documentation.

Les stages

Une courte expérience ou des stages significatifs en centre documentaire, médiathèque ou autres sont des atouts certains. Les savoirs professionnels (analyse des besoins, connaissance des utilisateurs, capacité à reformuler les questions, identification et qualification des informations, outils d'indexation, outils bibliométriques, outils de représentation, de circulation et d'archivage, etc.) s'acquièrent par la pratique.

Les compétences des documentalistes peuvent être mobilisées dans les centres de documentations des services R&D, juridiques ou économiques afin d'assurer une veille permanente. Cependant, les documentalistes interviennent aussi dans la construction de la mémoire de l'entreprise (knowledge management) et au niveau de la communication interne et externe des organisations.

Le documentaliste peut travailler dans plusieurs types de structures :

• les centres de documentation, les médiathèques dans des instituts de formation, des collectivités territoriales, des associations ou dans des établissements scolaires (CHU, écoles d'ingénieurs, chambres de Commerce et d'Industrie, organismes de développement régional, etc.) ;
• les grandes entreprises des secteurs public et privé (grands groupes de la pharmacie, de l'aéronautique, de l'automobile, de l'agroalimentaire, établissements bancaires, etc.) ;
• les cabinets spécialisées dans la veille documentaire. Dans le champ de l'information et documentation, les métiers se diversifient rapidement et sont exercés selon des modalités fort différentes, de façon individuelle ou au sein d'une équipe, comme salarié ou travailleur indépendant.

• Responsable de la documentation
• Direction générale
• Direction de la communication
• Direction informatique
• Direction juridique
• Direction financière
• Direction marketing

À l'intérieur de l'entreprise :

• La direction qui l'emploie
• Tous les acteurs de l'entreprise (qui peuvent être demandeurs ou sources d'information)
• Éventuellement, les autres services de documentation (une documentation juridique et une documentation générale, par exemple)

À l'extérieur de l'entreprise :

• Les fournisseurs d'information
• Les réseaux d'information
• Les utilisateurs externes pour les services de documentation qui reçoivent un public

Le métier peut être exercé de multiples manières et l'on observe que les documentalistes préfèrent souvent l'enrichissement des connaissances à la carrière. Deux types d'évolution existent : l'une à l'intérieur des différentes possibilités de la fonction, l'autre vers des fonctions associées, soit en terme de contenu, soit en termes de méthodologie et de technique. Les documentalistes, face à des publics très hétérogènes, développent des interfaces sur mesure et approfondissent ainsi l'exploitation des diverses formes de stockage et de restitution de l'information.Après quelques années d'expérience, les documentalistes peuvent encadrer des équipes ou devenir, par exemple, consultants en organisation de l'information. Certains documentalistes se tournent vers l'informatique ou la communication pour réaliser des supports d'information interne ou assurer des tâches relevant des relations publiques. Certains créent leur propre structure.

Les postes les plus fréquents après une expérience de documentaliste junior :

• Consultant en organisation de l'information
• Chef de service documentation
• Documentaliste spécialisé
• Administrateur base de données documentaires
• Documentaliste indépendant