Remontée et audit des besoins de l'entreprise
- Effectuer un diagnostic des besoins en matière de services généraux : entretien et maintenance des bâtiments, mobilier de bureau, fournitures de bureau, traitement du courrier, sécurité et gardiennage, téléphonie, intérim..., en fonction de la masse salariale, de l'organisation de l'entreprise, du nombre de sites, des historiques d'achats.
- Prendre en compte les règles d'hygiène et de sécurité, ou toute autre contrainte légale imposée pour exercer l'activité professionnelle sur les sites en question.
- Effectuer une veille permanente sur les obligations de l'entreprise en matière de services généraux, en liaison avec les équipes juridiques et RH de l'entreprise.
- Appréhender la stratégie globale de l'entreprise et notamment les objectifs de réduction des coûts en matière de services généraux.
- Identifier les interlocuteurs au sein de chaque direction métier de l'entreprise afin de faciliter la remontée des besoins.
- Établir un cahier des charges précis recensant l'ensemble des besoins en produits et services pour les différentes familles de services généraux.
Sourcing des fournisseurs et prestataires
- Effectuer une veille marché sur les nouveaux outils ou sur les prestataires qui peuvent faciliter la gestion des achats de services généraux.
- Recenser l'ensemble des fournisseurs et des prestataires présents sur les marchés, susceptibles de répondre au cahier des charges défini (sourcing).
- Évaluer ces prestataires et fournisseurs en fonction du cahier des charges défini avec la direction métier : nature de la prestation délivrée, références clients, taille du prestataire, santé financière, bonne compréhension des besoins de l'entreprise...
- Étudier et mettre en place les achats sur catalogue (en ligne ou non) qui permettront d'automatiser les achats de services généraux.
- Organiser des appels d'offre et/ou des enchères inversées afin de sélectionner les prestataires et fournisseurs adéquats.
Contractualisation de la prestation
- Négocier et définir très précisément les contrats lorsqu'il s'agit de prestation de service (restauration d'entreprise, transport de personnel, nettoyage industriel...) ou de prestation intellectuelle (intérim, conseil...) : durée de la prestation, moyens mis en place par le prestataire, mode de communication entre l'entreprise et le prestataire (fréquence du reporting), valeur ajoutée finale pour l'entreprise...
- Négocier avec les fournisseurs sur les coûts globaux, les délais de paiement, la mise en place ou non d'accords-cadres...
- Rédiger et/ou valider avec la direction juridique de l'entreprise la bonne formalisation contractuelle de la prestation.
Suivi et contrôle des fournisseurs et prestataires
- Préparer l'intervention et l'intégration des prestataires : communication auprès des directions métier concernées, respect des règles de sécurité (entretien de façade par exemple), moyens matériels (postes informatiques, salles de réunion...).
- Vérifier régulièrement le respect des engagements contractuels (fournitures livrées, prestations effectuées...).
- Assurer également le suivi administratif des contrats (émission des factures et bordereaux nécessaires, suivi des factures...).
- Évaluer la satisfaction des directions métier par rapport à la réalisation de la prestation (mise en place de grilles d'évaluation objectives, tableaux de bord...).
- Mesurer les gains financiers réalisés et les confronter avec la satisfaction des salariés en matière de services généraux.
Activités éventuelles
L'acheteur de services généraux peut exercer un rôle moteur dans la mise en place et le déploiement d'outils d'e-sourcing et, surtout, d'e-procurement. La dématérialisation des factures, le paiement et les commandes en ligne directement sur catalogue par les directions métier permettent à l'acheteur services généraux de gagner un temps précieux et d'apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.
Variabilité des activités
L'acheteur services généraux peut exercer son métier aussi bien chez l'utilisateur que chez le prestataire.
- En entreprise, son positionnement dépend de la taille du service achat et de la maturité de l'organisation achats : au sein d'une grande direction centrale des achats, l'acheteur services généraux se concentre sur le pilotage des achats de services généraux. Son intervention est directement liée aux projets d'e-procurement et aux objectifs de réduction/optimisation des coûts. Il met en place une stratégie globale d'achats de services généraux, sélectionne les fournisseurs et prestataires, négocie et suit précisément les tableaux de bord financiers. Son périmètre d'action peut faire l'objet de plusieurs postes : services généraux destinés aux personnes, aux bâtiments...
- Au sein d'un site de production, son périmètre est davantage opérationnel. Il se positionne en gestionnaire des services généraux de son site, et il est garant du respect du budget. Il applique et respecte la politique achats définie par le siège. Dans ces cas de figure, il est fréquent que l'acheteur services généraux ait aussi la charge des services généraux du site.
- Dans le conseil, il peut évoluer au sein d'une société de facility management, c'est-à-dire d'externalisation des services généraux. Dans ce cadre, l'acheteur services généraux va travailler au sein d'une centrale d'achats et effectuer des volumes très importants d'achats pour le compte de différents clients. Il se positionne en spécialiste des achats et de la réduction des coûts et il en maîtrise parfaitement toutes les techniques : sourcing, e-procurement, enchères, techniques de négociation... Il travaille en liaison avec des consultants opérationnels (basés chez les clients) ou avec des salariés de l'entreprise sur site qui gèrent au quotidien les services généraux de l'entreprise.
