Préparation du marché
- Recenser les besoins internes en matière d'achats de services et de produits, en interrogeant les différents départements et en consultant les historiques d'achats.
- Identifier sur le marché les principaux prestataires et fournisseurs ainsi que le contenu de leur offre, afin de mieux cerner les possibilités en matière d'achats.
- Planifier les différentes actions à engager (marchés à formaliser) en fonction du code des marchés publics, des nomenclatures internes et des seuils de mise en œuvre inhérentes aux procédures : consultation par appel d'offre, procédures négociées, procédures particulières.
Mise en œuvre de la consultation
- Rédiger les documents officiels de consultation par appel d'offre.
- Composer la commission d'appel d'offre (CAO) selon les règles et usages en vigueur au sein de l'organisme (État, collectivité locale, hôpital...) et selon les obligations légales de contrôle des marchés publics (intervention si nécessaire du comptable public, de la chambre régionale des comptes, de la Mission Interministérielle d'Enquête sur les Marchés publics (MIEM), de la Direction départementale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes...).
- Diffuser une annonce/publicité communiquant de façon précise sur l'appel d'offre, afin d'engager le processus de consultation.
- Réceptionner, analyser et comparer les candidatures reçues selon les règles de transparence et d'objectivité (égalité de traitement), en liaison avec la commission d'appel d'offre.
Contractualisation et suivi du marché
- Négocier avec le prestataire ou le fournisseur choisi, et contractualiser la collaboration selon les besoins exprimés lors de l'appel d'offre.
- Notifier le marché au titulaire et informer les candidats écartés.
- Assurer le contrôle du bon déroulement du marché et faire respecter le cahier des charges par le prestataire ou le fournisseur.
- Veiller au suivi administratif et financier du marché : gestion de l'enveloppe budgétaire, des délais, rédaction d'avenants au contrat...
Gestion juridique et financière
- Suivre les investissements globaux en matière d'achats de services et de produits, et vérifier la bonne conformité au budget alloué.
- Communiquer de façon transparente au sein de l'organisme sur les dépenses effectuées et l'utilisation du budget achats.
- Intervenir en cas d'incident ou de contentieux juridique dans l'intérêt de l'organisme public et de la collectivité.
- Assurer une veille permanente en matière de droit et de réglementation publique.
Activités éventuelles
L'acheteur public peut participer, de façon connexe à son activité d'acheteur, à la vie de l'organisme public au sein duquel il évolue. Il participe à des groupes de réflexion, communique sur son métier en interne, apporte son expertise sur des projets de développement liés à la sphère publique : projets d'aménagements de voiries, construction de nouveaux bâtiments, investissements informatiques... Il peut être consulté en amont de la définition des besoins.
Variabilité des activités
Le métier de l'acheteur public varie selon la taille de l'organisme public au sein duquel il évolue.
- Au sein d'une grande structure (ministères ou mairies de tailles importantes) son périmètre peut être segmenté par famille d'achats. Le service achats est alors composé de plusieurs acheteurs, chacun spécialisé sur son portefeuille, assisté par des équipes supports (administratives, voire juridiques). Selon la maturité de la structure achats, l'usage de l'Internet (enchères en ligne, outils d'e-procurement) peut être en phase de développement. Le volume des budgets et des marchés gérés engendre souvent des consultations plus lourdes en termes de temps et de décideurs internes. Si son titre est chef du service marchés, l'acheteur va s'appuyer sur une équipe composée de spécialistes des achats (répartition par famille d'achats) et d'experts administratifs.
- Au sein d'une structure plus petite, il n'existe souvent qu'une seule personne au poste spécifique d'acheteur. Celle-ci coordonne alors l'ensemble des achats de sa structure. Elle peut faire appel à une équipe administrative (dédiée ou non) pour l'aider dans le suivi des commandes et des appels d'offre.
Autre critère de variabilité, la nature de l'établissement/organisme au sein duquel il évolue.
- Au sein d'un hôpital, il doit tenir compte de contraintes qualité fortes dans les achats qu'il réalise. Il travaille en collaboration avec des équipes d'experts (médecins et experts juridiques) afin de définir précisément les cahiers des charges et de choisir les prestataires adéquats.
- Au sein d'un organisme d'État, la composante juridique et budgétaire est particulièrement développée. L'acheteur se pose en véritable technicien des commandes publiques, capable de répondre à des procédures particulièrement lourdes et complexes.
- Au sein d'une collectivité territoriale, le caractère local ou régional de son intervention est souvent plus marqué, notamment dans le choix des prestataires et fournisseurs sélectionnés.
