Définition des besoins de l'entreprise
- Recueillir auprès des différentes directions (opérationnelles et supports) les besoins correspondant au portefeuille de l'acheteur : achats de production (matériaux, matières premières, adjuvants), achats hors production (gros matériel, petit outillage, équipements de sécurité), prestations intellectuelles (conseil en assistance à maîtrise d'ouvrage, à maîtrise d'œuvre, études techniques externalisées).
- Déterminer les volumes d'achats, estimer les échéances, les caractéristiques techniques et fonctionnelles du produit, les critères de qualité attendus.
- Rédiger les cahiers des charges qui récapitulent dans le détail l'ensemble des caractéristiques de chaque commande.
- Définir la stratégie de consultation (de sourcing) et d'acquisition (d'achat) en accord avec la politique de l'entreprise en matière d'achat (conditions de paiement, qualité des produits...).
Élaboration du sourcing
- Réaliser des études de marché et prospecter les fournisseurs capables de fournir la prestation demandée (services, matériaux, produits transformés).
- Analyser les offres : propositions techniques, conditions tarifaires et garanties, délais d'approvisionnement, services associés, etc.
- Lancer les procédures d'appels d'offres et mettre en concurrence les candidats (producteurs de matériaux, entreprises de construction).
Négociation commerciale et sélection des fournisseurs
- Organiser le lancement de l'appel d'offres et définir les modalités de négociation : e-procurement, enchères inversées, négociation en face à face.
- Analyser les réponses des entreprises en fonction des besoins définis dans le cahier des charges.
- Organiser plusieurs tours de table avec les fournisseurs de façon à obtenir les meilleures conditions de tarif, d'approvisionnement et de qualité.
- Mener en parallèle une veille active sur les évolutions des produits, des services et des innovations pour chaque gamme de produits, afin de consolider l'argumentaire de négociation.
- Assurer les négociations finales pour aboutir à la conclusion d'un accord commercial avec le(s) prestataire(s) retenu(s) : quantité et délais de production, marges réalisables, exclusivité, services associés.
- Élaborer avec l'appui des services juridiques les conditions contractuelles (accords cadres, commandes uniques).
Suivi des fournisseurs et des contrats
- Constituer un panel de fournisseurs et développer avec eux des relations privilégiées.
- Enrichir la base de données fournisseurs existante : mise à jour d'informations, intégration de nouveaux fournisseurs.
- Informer les clients internes sur les relations à établir avec les fournisseurs : procédures de commande, de contractualisation...
- Suivre la relation commerciale et intervenir en cas de litige ou de non-respect du cahier des charges.
- Suivre le budget achats pour chaque famille de produits et effectuer des reportings réguliers auprès de la direction des achats.
Activités éventuelles
L'acheteur peut participer à des projets d'organisation : implantation de solutions informatiques, réorganisation de la fonction achats, mise en place de certification qualité des processus d'achats. Il peut également prendre en charge l'organisation des approvisionnements entre l'entreprise et ses fournisseurs.
Lorsqu'il est responsable (ou directeur) d'un service achats, l'acheteur encadre une équipe d'acheteurs (seniors et/ou juniors) qu'il se charge de former et de faire évoluer. Il se concentre alors principalement sur des activités de management et de planification de son service.
L'acheteur sera amené à se déplacer fréquemment chez les prestataires et les fournisseurs. C'est par exemple le cas des acheteurs spécialisés dans les matières premières ou le matériel. Ces derniers doivent se rendre sur les sites d'exploitation, chez les fabricants ou les concessionnaires pour évaluer concrètement la qualité des produits proposés.
Variabilité des activités
L'acheteur construction peut avoir des activités qui varient selon plusieurs critères.
- La composition du portefeuille d'achat. Les acheteurs peuvent être spécialisés dans les achats dits de production : par exemple les matières premières (matériaux : sable, pierre, bois), l'achat de produits semi-finis ou retraités (gravier, bétons, adjuvants, acier), de matériel de construction. Ils peuvent également traiter des achats hors production, par exemple les équipements de sécurité (casques, chaussures de sécurité). Enfin, certains acheteurs se spécialisent dans l'achat de prestations de services : tertiaire industriel (études techniques, études de prix), audit et conseil en management (assistance à maîtrise d'ouvrage, d'œuvre), achat de projets (construction d'ouvrage, etc.).
- L'organisation du département achats. Lorsque les acheteurs exercent dans de très grandes entreprises ou de grands groupes, ils sont en général rattachés à une direction des achats. Dans ce cas, la fonction et le profil des acheteurs sont segmentés entre différents pôles d'expertise : achats de prestations, de matières premières, d'investissement... Des acheteurs généralistes côtoient ainsi des profils plus spécialisés (ingénieur acheteur, acheteur hors production). Dans une PME, la fonction achats est souvent moins hiérarchisée. Les acheteurs sont plus polyvalents et souvent responsables de plusieurs familles de produits. Dans les agences BTP, les achats sont fréquemment délégués aux équipes opérationnelles. Ils peuvent alors directement être pris en charge par les départements travaux, matériel ou administratif et financier. La fonction achats peut également être une composante du métier d'économiste de la construction, en charge de l'estimation et de l'optimisation du coût d'une opération de construction.
- Le profil de l'acheteur. L'acheteur dans le secteur de la construction peut être généraliste ou spécialisé. Lorsqu'il est généraliste, il intervient en qualité de chef de projet pour recueillir les besoins de ses clients internes (fonction travaux, études, marketing). Il intervient dans les phases de formalisation du cahier des charges, de sourcing et de lancement de l'appel d'offres, de négociation, etc. C'est avec l'expérience qu'il obtiendra la culture technique nécessaire à certains types d'achats. Il peut également avoir un profil plus technique, à l'image de l'ingénieur acheteur ou de l'acheteur investissement. Il interviendra alors en tant qu'expert sur des portefeuilles produits très pointus et assistera les équipes d'acheteurs généralistes dans les différentes phases de la stratégie d'achat.
- Le type de marché. Lorsque l'acheteur intervient dans le cadre d'une commande privée, il est soumis aux règles de négociation commerciale classiques. Dans le cadre d'un marché public, il peut intervenir dans les marchés de travaux, de fournitures ou de services. Avec l'appui du département juridique, il doit répondre à des contraintes administratives fortes en matière de consultation et de sélection des fournisseurs.
- Le type d'employeur. Dans les entreprises, l'acheteur est en général rattaché au département achats : il supervise dès lors l'ensemble du processus d'achat et assure l'interface avec les différentes directions de l'entreprise (opérationnelles : commercial, travaux, production et supports : études, RH). Chez un grossiste ou un négociant, il est chargé d'effectuer des achats groupés pour le compte d'un distributeur ou de plusieurs clients. Dans le secteur des matériaux, il doit fidéliser un réseau d'entreprises et faire jouer des stratégies d'achats sur de gros volumes de commandes, de façon à faire baisser les prix au maximum. Il peut enfin évoluer dans le domaine du conseil en achats (ou en engineering et achats). Dans ce cadre, il commercialise une prestation de service auprès de maîtres d'œuvre, de maîtres d'ouvrage ou d'entrepreneurs. Ses missions sont variées : il peut s'agir d'optimiser les processus internes liés aux achats ou d'accompagner les clients lors de l'élaboration d'une stratégie d'investissement (diagnostic de l'organisation existante, aide à l'expression du besoin, ciblage et sourcing des fournisseurs, aide à la négociation).
